Plan de Negocio: Cafetería Móvil para Eventos Barra de café de especialidad para bodas, empresas y ferias

El mercado cobra por evento y con un mínimo (una tarifa por unas horas de servicio y hasta cierto número de invitados), más extras como horas adicionales y desplazamiento. Casi nadie publica precio por invitado y hora, y ahí está el hueco. La calculadora del plan te da las dos lecturas: calcula la logística según los invitados y las horas (baristas, máquinas, café, leche, vasos y toma eléctrica), suma el coste directo y te devuelve el precio por invitado con su equivalente por hora y por taza, con el margen que tú fijes para particulares, empresas y ferias. Así presupuestas con números y puedes explicar al cliente por qué hay un mínimo.

Es lo que decide el soporte de tu negocio. Una cafetera de dos grupos consume entre 2,4 y 4,5 kW y un enchufe de 16 A da unos 3,7 kW. Por eso, con un enchufe normal solo cabe una máquina de hasta 3,5 kW; si no, hace falta una toma dedicada, un generador inverter o baterías de litio (silenciosas, útiles en bodas). No se puede dar por hecho que cualquier finca tenga enchufe. El plan trae la tabla de escalado con la potencia que pide cada tamaño de evento, y el modelo de contrato incluye que el cliente confirme la toma por escrito.

No. Una barra contratada en una finca, un hotel o una oficina es un servicio en recinto privado. La venta al público en mercados, ferias o vía pública es venta no sedentaria: pide autorización municipal por emplazamiento (RD 199/2010) y el organizador suele cobrar un canon. Por eso el plan trata las ferias como jornadas de evento con canon y una previsión de la jornada (tazas por ticket, menos canon y coste), y deja la venta en la calle al Plan Food Truck. Qué te exige cada ayuntamiento y cada organizador, compruébalo antes de reservar plaza.

Según nuestra lectura de la norma (RD 1086/2020), un espresso o un latte no es una «elaboración culinaria», y tampoco la bollería de obrador que se sirve tal cual, así que la comida testigo no afectaría a las bebidas. Es una interpretación nuestra, sin criterio oficial: confírmala con tu autoridad sanitaria autonómica. Cambia si añades salado (sándwiches, tostas, quiches): entonces guardas una ración de al menos 100 g, 7 días, en cada evento. El plan y el checklist lo explican y te dicen qué preguntar en tu comunidad.

Cuidado con el «compostable»: un vaso de papel con forro de PE o PLA cuenta como plástico a efectos de la Ley 7/2022 (arts. 2.aa y 55.2), y por cada vaso de plástico de un solo uso hay que cobrar un precio aparte, visible en el ticket. Pajitas y agitadores de plástico están prohibidos, y en eventos festivos el promotor tiene que ofrecer alternativas reutilizables (RD 1055/2022). El plan lo resuelve así: loza en bodas y empresa, que además se ve mejor, y vaso de un solo uso con precio aparte solo en la venta directa. Cómo lo aplica tu ayuntamiento, confírmalo allí.

Depende de la configuración. El plan compara tres: la mínima (barra-carro, cafetera de dos grupos o reacondicionada, un molino y menaje, con vehículo propio y sin generador) ronda los 12.000-15.000 € y sirve para probar con empresas y fincas con toma de 16 A; la del caso (furgoneta, barra-carro y generador) ronda los 42.000 € de equipo y puesta en marcha; y la de imagen (Ape o remolque homologado más el vehículo de traslado) va de unos 55.000 a 65.000 €. Son cifras orientativas del plan, no un presupuesto: el Excel tiene la inversión por partidas, editable, y el fondo de maniobra y el IVA de la inversión aparte.

El plan propone un cobro por canal: en particulares, una señal a cuenta del precio al firmar y el resto antes del evento; en empresas, señal y resto contra factura; en ferias, cobro en el acto. La cancelación va por tramos proporcionados («de X a menos de Y» días) y recíprocos: si cancela el cliente, retienes un porcentaje creciente menos los costes que te ahorras, y si cancelas tú, devuelves lo cobrado y asumes lo del mismo tramo. La calculadora y el modelo de contrato usan los mismos porcentajes y plazos, que son ejemplos para adaptar. Son plantillas orientativas: revísalas con tu asesor o abogado antes de firmar con un cliente.

No te prometemos rentabilidad: depende de tu zona, de tu captación y de cuántos eventos cierres al año. Lo que sí hace el plan es ponerte la cuenta delante con honestidad: eventos al año por invitados por euros por invitado, con el personal como partida grande, tres escenarios (el pesimista incluido), el punto de equilibrio expresado en eventos y la tesorería mes a mes con la estacionalidad de bodas, empresa y ferias. Cambias un supuesto y todo se recalcula.

Sí. Su contenido parte del marco profesional de España, que aporta rigor, y se adapta con facilidad. Con «Plan de Negocio: Cafetería Móvil para Eventos» recibes la Guía de Equivalencias para tu país, con 21 países: vocabulario, impuestos, normas sanitarias, aspectos laborales, licencias y unidades. Por ejemplo, el «camarero» es «mesero» en México y Colombia y «mozo» en Argentina, la «nata» es «crema de leche» o «crema para batir», la «bollería» son «facturas» en Argentina y «pan dulce» en México, y la «nevera» es «heladera» en Argentina y «refrigerador» en México. Si prefieres que lo adaptemos a la normativa de tu país, también lo hacemos como servicio: escríbenos a info@aichef.pro.